قانون 80-20 میگه تمرکز کن روی 20درصد کارها، چون باعث میشن 80درصد نتایج رو بدست بیاری! (خودم موقع نوشتن این مقاله متن بسیار زیادی رو حذف کردم و بهینه کردم تا قانون 80-20 هم رعایت کرده باشم!)
حدود 20% افراد دارای کرونا، باعث 80% انتشار ویروس به دیگران شده اند!Alison P. Galvani & Robert M. May
چندتا مثال جالب دیگه! :
- 80% مواقع افراد فقط از 20% قابلیت های گوشی‌شون استفاده میکنن!
- 80% مواقع افراد فقط 20% لباس هاشون رو میپوشن!
- 80% مواقع افراد فقط از 20% دکمه های کنترل تلویزیون استفاده میکنن!
- … فقط 20% آنچه حیوانات خونگی‌شون تلاش میکنن بگن رو میفهمن!
- … فقط 20% موزیک های روی گوشی‌شون رو گوش میدن!
- … فقط 20% کتاب هاشون رو میخونن
(چقدر عدد 80 و20 نوشتم! خب بریم ادامه)
این اصل ابتدا بیشتر در زمینه کسب و کار و صنعت رایج شد. اما به سرعت به موقعیت های دیگه هم بسط پیدا کرد. بخصوص به حوزه مدیریت زمان
یه جورایی بحث مدیریت زمان و مدیریت انرژی هست = که یعنی افزایش عملکرد و بهره وری! (انگلیسی بهش میگن Productivity )
فهرست
قانون 80/20 چیست؟
در سال 1906 یک اقتصاددان ایتالیایی به نام ویلفردو پارتو وجود داشت. یک روز، پارتو در حالی که در باغ خود قدم می زد، متوجه شد که هر سال 20 درصد از گیاهان نخود باغ او تقریباً 80 درصد نخود را تولید می کنند. این موضوع باعث شد که او به تولید اقتصادی در مقیاس بزرگتر فکر کند. مطمئناً، او شروع به دریافت این نکته کرد که در صنایع مختلف، جوامع و حتی شرکت‌ها، 80 درصد تولید اغلب از 20 درصد پربازده‌ترین بخش حاصل می‌شود.
این موضوع به عنوان اصل پارتو یا آنچه امروزه اغلب به عنوان قانون 80/20 از آن یاد می شود، شناخته شد.
اصل پارتو: 20% تلاش (ورودی) منجر به 80% نتایج (خروجی) می شود.
اصل 80/20 از لحاظ تاریخی در موقعیت های مدیریت کسب و کار محبوب ترین بوده است. کسب و کارها اغلب دریافتند که تقریباً 20 درصد از مشتریان آنها 80 درصد از فروش‌ها را به منجر شده اند. آنها دریافتند که حدود 20٪ از نمایندگان فروش آنها 80٪ از فروش را بسته اند. مایکروسافت و سایر شرکت های فناوری دریافته اند که 20 درصد از باگ هایی که پیدا کرده اند، 80 درصد مشکلات را برای کاربرانشان ایجاد می کند.
از نظر مدیریت زمان، کسب و کارها اغلب دریافتند که 20 درصد از زمان آنها 80 درصد از بهره وری آنها را ایجاد می کند و 20 درصد از کارکنان آنها 80 درصد از ارزش را ایجاد می کنند.
با گذشت زمان، اصل 80/20 تبدیل به یک ابزار مدیریتی محبوب شد که به طور گسترده برای افزایش کارایی و اثربخشی در مشاغل و صنایع مورد استفاده قرار گرفت.
پیشنهاد می‌شود که وقتی صحبت از همه‌گیری‌ها می‌شود، حدود 20 درصد از افراد عفونی مسئول انتقال و انتشار 80 درصد از بیماری هستند. که شامل STD، SARS و اخیراً COVID-19 می‌شود. (منبع 1 – منبع 2)
مثال ها ادامه دارد و ادامه دارد. و البته، هیچ کس واقعاً با معیاری که دقیقاً 80٪ و 20٪ را برای همه این موارد اندازه می گرفت، وجود نداشت، اما نسبت تقریبی 4 به 1 دائماً ظاهر می شد. اینکه واقعاً 76/24 بود یا 83/17 بی ربط است. نکته این است که شما بیشترین سود را از یک ورودی کوچک به دست می آورید، یا چیزی بیش از ارزشش برای شما هزینه دارد!
- 80% ثروت یک کشور در دست 20% مردم است
قانون 80/20 در مدیریت زمان
بر اساس اصل پارتو، دیگه پرمشغله بودن با موثر بودن یکسان نیست. یعنی اینطور نیس که اگه سرتون خیلی شلوغه پس یعنی خیلی عملکردتون عالیه!
کارآفرین‌ها، صاحبان مشاغل کوچک و افرادی که برای خودشون یک شغلی دست و پا کردن، مجبورن ساعت های زیادی برای کسب سود کار کنن. همینطور این افراد از کارکردن برای یه شخص دیگه متنفرن!
این نوع رفتار باعث ایجاد یک تعادل نادرست بین کار و زندگی میشه. میتونه منجر به فرسودگی شغلی، کاهش بهره وری و حتی دست کشیدن از اهداف بسیار مهمی که یه زمان دنبالش بودن بشه.
برای جلوگیری از این چرخه ی داغون، بهتره روی 20درصد از کارهایی که بیشترین درآمد رو میدن تمرکز کنیم. درواقع شامل کارهایی میشه که همین الان دارن بخاطرش حسابی به ما پول میدن! همینطور کارهای بی فایده دیگه رو کنار بذاریم.
انجام دادن اینکار به ما فرصت زمانی میده که بریم سراغ پیشرفت شغلی، توسعه فردی، آرامش، ورزش و رسیدگی به رابطه‌مون.
- افراد از 80% مطالعاتشون فقط 20% رو یادشون میمونه!
قانون 80/20 در هدف گذاری و برنامه ریزی
یکی از روش های تعیین اهداف و برنامه ریزی روش (اسمارت) SMART هست. (در مورد اسمارت در یک مقاله آموزش بسیار کامل + نقد قرار دادم)
اول یک کاغذ بردارید و ده هدف مهم رو یادداشت کنید. بعدش از خودتون بپرسید: اگه امروز فقط می تونستید به یکی از اهداف این لیست برسید، کدوم یکی از اهداف بیشترین تأثیر مثبت رو بر زندگی شما میذاشت؟
سپس دومین هدف مهم رو انتخاب کنید. عملا 2 دوتا هدف بسیار مهم امروز یعنی 20% کارهای مهم مشخص شد. بعدش هم که نوبت به عملگرایی میرسه و باید انجامش بدین.
(شاید مهم ترین عامل که باعث شکست شما میشه همین عملگرایی نداشتن و اهمال کاری هست!)
قانون 80-20 در روابط
برای روابط دوستانه:
میتونید روابطی که با گروه دوستان خودتون دارید رو بررسی کنید. ببینید کدوم 20% درصد بهترین دوستان شما هستن و از شما حمایت می کنن تا به فردی که می خواهید تبدیل بشین؟
اگه 80درصد زمان استراحتتون رو با این افراد بگذرونید میتونید رشد شخصی بیشتری داشته باشید.
برای رابطه عاطفی:
(بیشتر مخصوص آقایون): شده مثلا 4 ساعت با همسرتون زمان میذارین و بعدش ایشون نارضایتی عمده ای که دارن اینه که براشون وقت نذاشتین؟!
شاید خیلی عجیب بشه ولی احتمالا 80% زمانی که گذاشتین روی 20% موارد مهم همسرتون بوده!
راهکارش: وقت کیفی گذاشتن هست!
همینطور هم 80% مشکلاتی که با همسرتون دارید احتمالا مربوط به 20% رفتارهاست! یعنی شما باید علت این 20درصد کوچک که علت اصلی است رو پیدا کنید و در مورد آنها با همسرتون به نتیجه برسید.
راهکارش: مهارت حل تعارض هست!
قانون 80-20 در مدیریت کسب و کار
هنگامی که شما یک کسب و کار، تیم یا پروژه را مدیریت می کنید، ممکنه 80 درصد از کاری که تکمیل می شود توسط 20 درصد از افراد درگیر انجام شود.
از اصول تجزیه و تحلیل پارتو استفاده کنید تا مشخص کنید سازنده ترین کارگران شما چه کسانی هستند. به آنها مهم ترین موارد را محول کنید. آنها را در موقعیت های رهبری قرار دهید تا بتوانند همان اصولی را که از آنها پیروی می کنند به دیگران آموزش دهند.
این اعضای تیم را مشاهده و با آنها مصاحبه کنید. ویژگی‌ها، مهارت‌ها و عادت‌های منحصربه‌فردی که دارند و به بهره‌وری آنها منجر می‌شود را شناسایی کنید. از این دانش برای آموزش سایر کارکنان و در نتیجه بهبود بهره وری کل تیم خود استفاده کنید.
- 80% فروش‌ها توسط 20%کارمندان انجام می شود
قانون 80-20 در فروش
اگر می‌خواهید فروش خود را دو برابر کنید: یک استراتژی ساده این است به خریدارانی که بیشترین سود را به شما داده اند بیشتر بفروشید!
به گفته ی برایان تریسی: یکی از متخصصان فروش دریافت که مدت زمان صرف شده برای یک مشتری با سود بالا تقریباً به همان میزان زمان صرف شده برای یک مشتری کم سود است.
به عبارت دیگر، او زمان خود را به طور مساوی بر تعداد کارهایی که انجام می دهد تقسیم می کرد در حالی که تنها 20 درصد از آن موارد در 80 درصد نتایج او نقش داشتند.
بنابراین او 20درصد مشتریان طلایی خود را مشخص کرد. مشخصات این مشتریان را گردآوری کرد:
- برای این مشتریان زمان بیشتری گذاشت.
- همینطور تصمیم گرفت با تحقیق بازار، مشتریان جدید با مشخصات مربوط را بیشتر پیدا کند!
با همین تکنیک ساده ی مدیریت زمان، در مدت یکسال درآمد او دوبرابر شد
- 80% خریدها را 20درصد مشتریان انجام می دهند
اصل پارتو در حل مسئله
حل مسئله یک مهارت بسیار مهم هست. تقریبا تمام رهبران و مدیران بزرگ با حل کردن مناسب مسائل به جایگاه بالایی رسیدن.
همه ما روزانه داریم مشکلات کوچک و بزرگی رو حل می‌کنیم. در حل مسئله این اصل پارتو هم به کمک ما میاد. این موارد رو انجام بدین:
(این قسمت خوراک تنبلی هست! اکثر افراد انجامش نمیدن و فقط شکایت میکنن که مشکلات ما چرا حل نمیشه!)
- لیستی از مشکلاتی که با آن روبرو هستید تهیه کنید.
- مشخص کنید که چه چیزی باعث هر مشکل شده است، به ویژه علت اصلی.
- با فهرست کردن آنها به ترتیب اهمیت به هر مسئله امتیاز دهید. مواردی که بیشترین تأثیر را بر پیشرفت شما دارند، مهمترین آنها (20 درصد) هستند که ابتدا باید حل شوند.
- لیست مشکلات خود را به صورت گروهی بر اساس مشکلاتی که دلایل مشابهی دارند سازماندهی کنید.
- نمرات هر گروه را جمع کنید. گروهی که بالاترین امتیاز را دارد، بالاترین اولویت شماست.
- با طوفان فکری راه حل هایی برای این گروه مشکلات پیدا کنید و شروع به اقدام کنید.
استفاده حرفه ای از اصل 80/20 در زندگی
بااینکه این قانون بطور گسترده در تجارت استفاده میشه، ولی افراد کمی به این فکر افتادن که در زندگی روزمره هم میشه از این قانون استفاده کرد.
برای مثال:
- 20 درصد از دارایی های شما که بیشترین سود را از آنها می گیرید چیست؟
- 20 درصد از وقت خود را صرف چه کاری می کنید که 80 درصد از شادی شما را تامین می‌کند؟
- 20 درصد از افرادی که با آنها نزدیک هستید و شما را شادتر می کنند چه کسانی هستند؟
- 20 درصد لباس هایی که در 80 درصد مواقع می پوشید کدامند؟
- 20 درصد غذایی که 80 درصد مواقع می خورید چیست؟
به احتمال زیاد این سوالات برای شما آسون هست که به آنها پاسخ بدین. ولی احتمالا از قبل هرگز به آنها فکر نکردین.
و هنگامی که به آنها پاسخ دادین، می تونید به راحتی روی افزایش کارایی در زندگی خود تمرکز کنید. به عنوان مثال، 80 درصد افرادی که با آنها وقت می گذرونید، تنها 20 درصد از لذت زندگی شما را افزایش میدن (زمان کمتری را با آنها سپری می کنید). 80 درصد لباس هایی که در 20 درصد مواقع می پوشین (آنها رو دور بندازین یا بدین به شخص دیگه یا بفروشین).
شناسایی 20 درصد غذایی که 80 درصد مواقع می خورین احتمالاً توضیح میده که آیا رژیم غذایی سالمی دارید یا نه و چقدر سالم هست.
دیگری زمان و نحوه صرف آن است. از بین بردن حواس‌پرتی‌ها و تنظیم پربازده‌ترین ساعات (صبح یا شب) برای موفقیت، اینه که چگونه می‌توانید 80 درصد از کارهای روزانه را در 20 درصد مواقع انجام دهید.
وقتی برای اولین بار به نحوه اعمال اصل 80/20 در زندگی خودم فکر کردم، فوراً متوجه چند چیز شدم:
- 80% وقتی که در شبکه های اجتماعی میگذرونم باعث 20% رضایت عمیق من و پیشرفت من میشن » میزانش رو کم کردم
- 80درصد مطالبی که میخوندم فراموش میکردم » یک سیستم یادگیری حرفه ای برای خودم ساختم
- یا حتی موقع خرید لباس چک میکنم آیا این لباس جزو 20%ای خواهد بود که در 80% مواقع بپوشمش؟!
وقتی قانون 80/20 شکست میخورد!
قانون 80-20 با همه کمک هایی که میتونه بکنه یک سری جاها جواب نمیده:
- ساخت یک مسیر شغلی جدید
- نوآوری
- پیش بینی آینده
- عدم توجه به برنامه بلند مدت که بازدهی کوتاه مدتی ندارند!
چرا مهمه راجع به نقطه ضعفش بدونیم؟
- چون میفهمیم با یک قانون خیلی کامل طرف نیستیم. صرفا اسمش قانون هست!
- متوجه میشیم کجا جواب نمیده و میتونیم براش برنامه ریزی بهتری داشته باشیم
اگه می‌خواهید راجع بهش بیشتر بدونید: نقض قانون 80/20 – وقتی اصل پارتو شکست میخورد »
